Economia y empresas

Cómo aplicar la inteligencia de negocios

La Inteligencia de Negocios (IN) se define como “la capacidad que tiene una organización para convertir las transacciones cotidianas en modelos de información, conocimiento e inteligencia estratégica y predictiva”.

Es un proceso apoyado por la tecnología que analiza la información y la presenta de tal manera que ayude a los Directores, Gerentes y personal operativo a tomar decisiones más informadas. La IN comprende una serie de herramientas, aplicaciones y metodologías que permiten a las organizaciones recolectar información de fuentes de datos tanto internas como externas, prepararla para su análisis y presentarla en forma de tableros de control, informes y visualizaciones de datos para apoyar la toma de decisiones.

El término “Inteligencia de Negocios” a menudo es utilizado cuando se habla de las aplicaciones que tiene una organización para analizar la información y tiene una alta prioridad en la agenda de la Alta Gerencia.

La Inteligencia de Negocios es un proceso que incluye dos actividades principales:

  • Recopilar datos a partir de distintas fuentes.
  • Entregar información de valor.

A la primera actividad se le conoce como la generación de un almacén de datos (Data Warehouse). Este proceso solo adquiere valor cuando los usuarios o las aplicaciones procesan este Data Warehouse y lo convierten en información para la toma de decisiones. Cuando se habla de Inteligencia de Negocios, a menudo se refieren a la segunda actividad que comprende la producción de informes corporativos, la generación de consultas (Queries), la creación de tableros de control (Dashboards), el análisis predictivo y el uso de la tecnología OLAP (On Line Analytical Processing) o “procesamiento analítico en línea” en su acepción en castellano.

Si se le pregunta a los Ejecutivos cuáles son los  beneficios que desean obtener de una iniciativa de IN, la respuesta será una, mientras que si se le hace esa misma pregunta a un experto en tecnología, la respuesta será otra. En nuestra experiencia, hasta que las organizaciones convierten la IN en una función estratégica, es cuando se dan cuenta de cómo les ayuda a que su negocio sea más eficiente y rentable.

Algunos beneficios que se reciben cuando se implementa una iniciativa formal de IN son os siguientes:

  1. Reduce los costos operativos:

Ahorra tiempo y esfuerzo comparado contra elaborar manualmente los informes y gráficas que requiere la organización para medir su desempeño. Esto es fácilmente cuantificable y muchas veces el ahorro obtenido aquí es suficiente para justificar un proyecto de IN.

 

  1. Reduce los cuellos de botella de la información:

Las soluciones de IN permiten a los usuarios finales generar los informes en el momento que los necesitan y eliminar la dependencia de la unidad de TI o del área financiera. A ciertos usuarios se les pueden asignar los privilegios necesarios para diseñar nuevos informes y de esta manera las unidades de negocios pueden ser autosuficientes.

 

  1. Permite la viabilidad de la información:

Qué sucede cuando los colaboradores reciben demasiada información, muy poca información o información irrelevante? No pasa nada. Todos están desperdiciando su tiempo y sus recursos.

 

Las organizaciones generan informes a tal nivel de detalle que es posible tener una perspectiva correcta y tomar acciones correctivas. Y aún más, debido al esfuerzo requerido para generarlos, usualmente se entregan con días o semanas de retraso. A esto hay que agregar que frecuentemente la información de un informe no coincide con la de otro, pues no hay una sola versión de la verdad y es muy difícil identificar las amenazas y las oportunidades.

 

  1. Mejora la toma de decisiones.

Todos los días se toman decisiones que impactan positiva o negativamente al negocio afectando la rentabilidad. En este contexto, el término “tomador de decisiones” no solo se refiere a los niveles gerenciales, sino a cualquier colaborador cuyas decisiones afectan al negocio, como un vendedor que otorga un descuento, o un comprador que decide adquirir ciertos productos para el inventario.

 

  1. Las decisiones se toman con mayor rapidez:

Una decisión puede tomarse en el momento en que se tiene a la mano toda la información relevante. En otras palabras, mientras más rápido llegue la información a sus manos, la decisión puede tomarse más rápido. Es importante tomar decisiones con mayor rapidez principalmente por dos razones:

  1. La organización puede adaptarse más rápido a las amenazas y a las oportunidades.
  2. Acorta el tiempo entre el pensamiento y la acción. La cadena de pensamiento se pierde cuando hay que esperar mucho tiempo por la información para ahondar en los problemas detectados.

 

  1. Alinea a la organización hacia los objetivos del negocio:

Las organizaciones exitosas son aquellas que permiten que sus colaboradores trabajen con una misma meta en mente (KPIs) utilizando un mismo procedimiento y un solo repositorio de información, previniendo así que existan conflictos entre las definiciones y los valores. A esto también se le conoce como Performance Management, o Gestión del Rendimiento. Una metodología muy conocida para implementar esta estrategia es el Balanced Scorecard creada por Robert Kaplan y David Norton.

Los sistemas de información tradicionales proveen respuestas a preguntas que se han definido con anticipación, pero nada más. Las soluciones modernas de IN proveen capacidades personalizables que permiten a los usuarios comprender los patrones de comportamiento del negocio. A este tipo de análisis se le conoce como OLAP (On Line Analytical Processing) o procesamiento analítico en línea.

Algunas soluciones de IN proveen algoritmos matemáticos para encontrar patrones desconocidos en los datos, como Árboles de decisión (Decision Trees), Redes neurales (Neural Networks) e Inducción de reglas (Rule Induction) que consiste en  extraer reglas a partir de una serie de observaciones. Estas reglas pueden representar ya sea un modelo de datos o patrones en los datos.

Los algoritmos de minería de datos (Data Mining) son métodos estadísticos avanzados que buscan descubrir patrones y ayudar a responder preguntas como “qué variable es más importante para determinar cuando un cliente puede dejar de utilizar nuestros servicios?”, o descubrir reglas no identificadas, como “el 92% de compradores de mantequilla de maní compran también el pan marca XXX”.

 

En resumen, una buena cantidad de organizaciones están utilizando iniciativas de IN para descubrir tendencias, ser más eficientes y diferenciarse de su competencia. La pregunta es si su organización está dispuesta a dejarle la iniciativa a su competencia o quiere convertirse en el líder de su segmento de mercado. IDS tiene el conocimiento y la capacidad de llevarlo por el camino del éxito; no dude en contactarnos.

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