El sistema legal estadounidense funciona con plazos. Como escribió un abogado en ejercicio en una publicación oficial de la American Bar Association, «[M]emitir cualquier fecha límite de presentación es la peor pesadilla de un abogado. «

Esto es especialmente cierto si representa a los demandantes en una «denuncia de emergencia por medidas de emergencia y declaratorias de precaución» que involucran la elección presidencial de los Estados Unidos ante un Tribunal de Distrito Federal. Para los que puntúan en casa, hay dos Emergencias y una Acelerada en un solo movimiento.

Todo ello hace que el registro de este fin de semana del equipo legal de los demandantes en Gohmert v. Peniques particularmente atractivo:

Moción sin oposición de los demandantes para presentar una sesión informativa retrasada

Vengan ahora los Demandantes, Dep. Louie Gohmert (TX-1), Tyler Bowyer, Nancy Cottle, Jake Hoffman, Anthony Kern, James R. Lamon, Sam Moorhead, Robert Montgomery, Loraine Pellegrino, Greg Safsten, Kelli Ward y Michael Ward, a través de su abogado abajo firmante, y solicite que este Tribunal permita a los Demandantes presentar su informe de respuesta con una hora de retraso. En apoyo de esto, los solicitantes declaran:

Los demandantes contrataron a un equipo de abogados para preparar su escrito de respuesta. Durante el curso de la preparación, el abogado de los Demandantes encontró numerosas incompatibilidades técnicas en las versiones de software entre Google Docs y Microsoft Word, lo que resultó en dificultades de edición y problemas de texto.

POR LO TANTO, las Demandantes solicitan una prórroga de una hora del plazo para presentar el escrito de respuesta.

[emphasis added]

Leí esto y tuve que frotarme los ojos y releer cinco veces más para asegurarme de que estaba viendo un caso en un tribunal federal en el que los abogados de un miembro de pleno derecho del Congreso de los Estados Unidos demandaban al vicepresidente de los Estados Unidos, dijo a un Tribunal de Distrito Federal que necesitaba una extensión de una hora porque tenían problemas para hacer que Google Docs y Microsoft Word funcionaran bien juntos.

Lo más sorprendente fue encontrar un abogado que incluso reconoció el uso de Google Docs. Para aquellos en la comunidad legal, Microsoft Word no es solo un estándar de facto; en muchos casos, también es el estándar de jure. El Tribunal de Distrito de los Estados Unidos para el Distrito Este de California, por ejemplo, señala en su Página de información del abogado que es «un tribunal exclusivo de Microsoft Word». (La página incluye útiles plantillas para documentos de Word de diferentes fuentes, ninguna de las cuales es Comic Sans, así como instrucciones para guardar documentos de WordPerfect en formato Word).

En Twitter, realicé una encuesta informal de abogados, y los resultados fueron decisivos. De las 69 respuestas, 57 (83%) dijeron que ellos y sus bufetes de abogados usan Word exclusivamente. Este comentario, de un abogado de Nueva Jersey, fue representativo: «Nunca usé Google Docs en la facultad de derecho o como abogado. Siempre usamos Word. Ningún tribunal o empresa para la que trabajé usa Google Docs».

Un abogado de Pensilvania agregó: «Encuentro que Google Docs no se puede utilizar para el trabajo legal, es muy difícil hacer que el formato final funcione, especialmente si está trabajando con otros abogados. Tal vez podría solucionar este problema invirtiendo horas para comprenderlo, pero bueno , No lo haré. Así que Word es «.

Otros cinco encuestados dijeron que usan el estándar legal anterior, WordPerfect. Cinco abogados dijeron que usan ambos. Este comentario fue típico: «Google Docs el 95% del tiempo (G Suite es lo que utilizamos en nuestra oficina). Usamos Word para documentos como resúmenes de apelaciones que necesitan un formato más sofisticado».

De todos modos, en el presente caso, parece que el problema es que el archivo del documento se estaba convirtiendo repetidamente de Google Docs a Word y viceversa a medida que pasaba de mano en mano, probablemente como una serie de archivos adjuntos de correo electrónico. El problema es especialmente agudo cuando se agregan notas al pie, notas al final y una tabla de autoridad.

Entonces, ¿dónde se equivocaron los consejos aprendidos de los demandantes y cómo puede evitar cometer errores similares la próxima vez que su equipo ampliamente disperso esté colaborando en un proyecto muy importante con una fecha límite muy ajustada?

Tengo tres recomendaciones:

Elija una plataforma de edición para el proyecto. Período. Punto final. Si comienza a editar en Google Docs, continúe con Google Docs. Si comienza en Microsoft Word, permanezca en Word. Siempre que convierte un documento a otro formato, corre el riesgo de modificarlo de formas sutiles que quizás no note hasta que sea demasiado tarde. Hacer múltiples conversiones de ida y vuelta es una receta para el caos.

Utilice el almacenamiento basado en la nube para la colaboración en tiempo real. Estamos en el siglo XXI y cualquiera que intente administrar un proyecto de edición grupal con archivos adjuntos de correo electrónico debe actualizar. Si está usando Microsoft Word, puede compartir sus documentos usando OneDrive para la Empresa, Dropbox o Box, todos los cuales tienen complementos que le permiten abrir y guardar archivos directamente desde Word. (Pista: Google tiene instrucciones detalladas sobre cómo almacenar documentos de Office en Google Drive y usar Word para editarlos).

No cruce los arroyos. Si un miembro del equipo (o un colaborador externo) insiste en usar su plataforma preferida en lugar del estándar que estableció, ponga en cuarentena sus contribuciones. Pídales que activen el modo Control de cambios y designen a otro miembro del equipo para transferir sus cambios al documento maestro.

En caso de Gohmert v. Peniques, el equipo legal de los demandantes obtuvo una extensión de una hora, pero no ayudó mucho, ya que el tribunal denegó la moción en menos tiempo del que lleva convertir un documento de Google a formato Word.

Quizás también deberían haber habilitado la revisión ortográfica. Probablemente no ayudó a su causa que el encabezado, en MAYÚSCULAS en la parte superior de la primera página, contenía el nombre del Tribunal de Distrito incorrectamente. ¡Ups!