PDF, o formato de documento portátil, fue inventado hace muchos años por Adobe. Actualmente es el sistema de intercambio de información más popular por su facilidad de uso, seguridad, confiabilidad y compatibilidad con todos y cada uno de los dispositivos que usamos a diario. Esta herramienta se encarga, sobre todo, de que un archivo no cambie su composición original en ningún caso cuando lo reproduzcamos en, por ejemplo, ordenadores, tablets, smartphones, etc.

PDF ofrece muchas ventajas que detallamos en otros artículos y, por supuesto, también es un sistema muy útil para crear formularios rellenables. Son una parte importante de la vida laboral diaria, ya que se pueden utilizar para listas sencillas de asistentes a conferencias, registros y registros o facturas complejas. Los formularios regulan los procesos, dan información de buena fe y nos permiten resumir todo lo relacionado con estos trámites.

La combinación de esta herramienta con el formato PDF puede suponer una reducción del uso de papel en las empresas, ya que los formularios se pueden rellenar directamente en el ordenador. Por lo tanto, dichos trámites serán más rápidos y, al mismo tiempo, menos sujetos a errores que si ingresáramos la información manualmente. Además, son más fáciles de compartir, evaluar y archivar con clientes o colegas.

Por tanto, por las razones que explicamos anteriormente, te vamos a dar algunos consejos sobre cómo crear formularios rellenables en formato PDF y, además, te revelaremos algunas aplicaciones que se dedican a trabajar exclusivamente en este aspecto.

¿Cómo puedo producir fácilmente un formulario PDF rellenable?

El proceso de creación de un cuestionario para completar en formato PDF es muy sencillo, ya que consta de muy pocos pasos que informamos a continuación utilizando el programa Adobe Acrobat DC:

• Lo primero que debemos hacer es abrir nuestra utilidad Adobe Acrobat DC.
• Posteriormente, después de abrirlo, tenemos que ir a «Herramientas» con el objetivo de hacer clic «Preparar formulario».
• Entonces lo que tenemos que hacer es seleccionar un archivo o escanear el documento sobre el que queremos construir para crear nuestro formulario. La herramienta Acrobat DC analizará automáticamente ese documento y agregará los campos correspondientes al cuestionario.
• Tenemos la posibilidad de agregar nuevas secciones al formulario que pretendemos producir, para hacerlo solo use la barra de herramientas ubicada arriba y ajuste el dibujo con las utilidades que se encuentran en el panel de la derecha.
• Por último, guardamos el formulario rellenable en formato PDF, que se puede compartir a través de los canales habituales (correo electrónico, redes sociales, etc.). Si hacemos clic en «Para distribuir», el programa nos permitirá recopilar respuestas automáticamente.

¿Qué herramientas tengo disponibles para esto?

Adobe Acrobat DC

Esta aplicación es la más útil y la principal para producir formularios en formato PDF. Puedes crearlos en Word, Excel, múltiples escaneos o cualquier otro tipo de documento. Acrobat DC origina cuestionarios en un sencillo Y eficaz, transformando campos estáticos en campos de texto a rellenar e incluso se atreve a establecer aspectos como la firma electrónica y otros cálculos y validaciones. Además, cuenta con otros apartados para anotar qué personas respondieron al formulario o a qué se debe enviar un recordatorio para realizar esta tarea.

PDFEscape

PDFescape es una utilidad que se dedica a crear formularios en formato PDF online, aunque también tiene su versión como aplicación para Windows. Es un completo gratis. Tiene un editor que te permite modificar el cuestionario y también tiene un visor que te permite analizar los PDF ya preparados. PDFescape nos permite imprimir o descargar formularios completos para su uso sin necesidad de conexión a internet e incluso tiene la funcionalidad de poder compartirlos con otros usuarios. Su interfaz es completamente intuitiva, aunque tiene un límite de tamaño de archivo de 10 MB o 100 páginas como máximo.

Platoformas

Platoforms es un productor de formato libre que permite a sus usuarios crear cuestionarios en formato PDF que se pueden completar fácilmente a través del medio en línea. También crea nuevas formas a partir de las existentes. Por lo contrario, no permite la descarga de cuestionarios rellenables y su interfaz no es muy amigable para los más inexpertos en el tema.

DocHub

DocHub también se dedica a generar formularios rellenables en formato PDF de forma gratuita (con limitaciones), lo que también permite a sus usuarios guárdalos en la computadora los exportarlos a plataformas digitales de empresas como Google Drive, Dropbox o One Drive. Otras características son que puede importar plantillas de cuestionarios PDF a través de su interfaz limpia y dinámica o utilizar el propio creador de formularios de la aplicación para producir nuevos desde cero. Su punto débil se centra en su características limitadas, ya que solo tiene los campos de texto, casilla de verificación o firma. Además, debe registrarse para utilizar esta aplicación.

JotForm

JotForm es otro productor de formularios rellenables en formato PDF que funciona en línea y también es gratuito. Su generador de cuestionarios es muy fácil de usar, lo que facilita la creación de campos dentro del documento, ya que solo es necesario arrastrar y soltar cada uno de ellos. Además, trae modelos con formularios, lo que nos ahorra tiempo y esfuerzo a la hora de crear formularios desde cero. En contra de esto, fue diseñado para producir archivos simples y puede resultar frustrante para cualquiera que busque una herramienta más profesional. Las cuentas relacionadas con los invitados solo pueden administrar cinco formularios, por lo que es muy engorroso eliminar los cuestionarios existentes.